Elektwonik kominikasyon ap vin pi popilè jou sa yo pase apèl telefòn, "kalmason" lapòs, epi, menm nan kèk ka, reyinyon fas-a-fas. Nan nenpòt anviwònman pwofesyonèl ki gen ladan biwo medikal la, li enpòtan yo konsidere plizyè bagay lè yo voye soti Imèl kòlèg travay, pasyan, doktè, lopital, fournisseurs oswa pwofesyonèl lòt.
Moun yo ap depanse yon gwo pòsyon nan jou ouvèti yo ak lekti Imèl.
Tan bonabl pa ta dwe gaspiye sou Imèl efikas ak enportab. Pwofesyonalis nan menm ou ta itilize sou telefòn la, korespondans lapòs oswa figi-a-fas ta dwe tou ap eksprime nan yon imèl. Toujou sonje ke yon imèl se yon fòm kominikasyon ak fason ki nan reseptè a entèprete mesaj la se bagay la sèlman ki zafè.
Anvan ou kreye ak voye yon imèl, mande tèt ou plizyè kesyon.
- Èske imèl fòm lan pi bon nan kominikasyon pou enfòmasyon mwen voye yo?
- Èske li pwofesyonèl?
- Èske li HIPAA konfòme?
- Èske li egzat repons mwen ak biwo medikal la?
Imèl Etikèt Règleman # 1
Èske ou panse sou kontni an nan mesaj ou a anvan ou peze SEND . Asire w ke imèl se fòm ki apwopriye nan kominikasyon pou mesaj ou a olye de yon apèl nan telefòn oswa yon reyinyon. Kenbe nan tèt ou ke kontni an ta dwe reflete imaj la ak nivo nan pwofesyonalis espere nan Biwo Medikal ou an.
Pa voye, voye, oswa reponn nenpòt imèl ki gen obsèn, ofansif, mansyone, difamatwa, rasis oswa seksyèl nati. Penalite yo ka grav pou ou menm ak Biwo Medikal la.
Imèl Etikèt Règleman # 2
Fè itilize gramè apwopriye, ponktiyasyon, ak òtograf. Ankò, mesaj ou a se yon refleksyon nan Biwo Medikal ou an.
Epitou, asire w ke ou kenbe mesaj la kout epi sèvi ak Layout a apwopriye pou mesaj ou a ki fè li pi fasil li. Korije imèl ou anvan ou frape SEND .
Pa sèvi ak TOUT CAPS tankou sa a konsidere y'ap rele oswa kriyan nan mond lan sou entènèt. Itilize fonse oswa italik pou mete aksan sou yon mo oubyen yon fraz. Epitou, evite sèvi ak polis trè anpenpan oswa etranj tankou sa a fè imel ou pi difisil li.
Imèl Etikèt Règleman # 3
Fè asire w ke imel la ap voye bay benefisyè apwopriye a (yo). Enfòmasyon nan yon Biwo Medikal, espesyalman ki gen rapò ak enfòmasyon pasyan, yo ta dwe pataje sou yon bezwen konnen baz sèlman. Epitou, konsidere ke gen moun ki ka konsidere enfòmasyon ki pa gen rapò ak yo tankou "lapòs tenten".
Pa diskite enfòmasyon pèsonèl ak konfidansyèl oswa mete dosye pasyan nan yon imèl. Sèvi ak nimewo kont lan pasyan oswa nimewo dosye medikal pou bay konsèy pou yon moun revize kont lan. Ou dwe note enfòmasyon ou yo.
Imèl Etikèt Règleman # 4
Repons a Imèl pwofesyonèl nan 24 èdtan lè sa posib. Si sa pa ba ou ase tan, omwen reponn a di ke ou te resevwa imel la epi ou pral jwenn tounen nan yo pi vit ke posib.
Pa reponn Spam oswa demann yo abònman / koupe abònman.
Sa a pral sèlman jenere plis Spam ki pral inonde imel biznis ou.
Imèl Etikèt Règleman # 5
Kenbe emosyon soti nan Imèl. Se pou politès ak pwofesyonèl. Konnen ki moun ou ka enfòmèl ak apre ase tan te pase yo bati ki kalite relasyon.
Pa di anyen nan yon imèl ke ou ta ka regrèt pita. Fè atansyon lè w voye oswa reponn a yon imèl nan kòlè. Pa janm fè kòmantè pèsonèl sou yon lòt moun, fè kòmantè ki ta ofanse yon moun oswa di anyen ou pa ta di nan moun.
Imèl Etikèt Règleman # 6
Kenbe imè, blag, ak iwoni nan yon minimòm. Entansyon yo souvan "pèdi nan tradiksyon" nan Imèl ak moun ka pa toujou jwenn blag la.
Reflechi sou li soti nan pèspektiv nan moun k ap resevwa a.
Pa voye, voye, oswa repons lèt chenn yo. Li se konpòtman unprofessional ak kèk moun wè sa kòm lapòs tenten. Sonje ke nenpòt kontni ou voye ta dwe reflete imaj la ak nivo pwofesyonalis yo espere nan biwo medikal ou.